مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست

مفهوم زمان عمر ما است یعنی مدتی محدود که مجال زندگی کردن پیدا کرده ایم. در هر ثانیه جهان یک شگفتی را تجربه می کند پس می توان باور داشت که ثانیه به ثانیه زندگی فرصتی برای خلق یک رویداد جاودانه است. بسیاری از ما اگر برنامه روزانه خود را بر روی یک کاغذ ثبت کنیم خواهیم دید که قدر این گوهر را ندانسته ایم و زمان را به بطالت سپری کرده ایم. مدیریت زمان یعنی مفهوم بخشیدن به ثانیه های زندگی به گونه ای که هر فردی بداند در ثانیه قبل به چه کاری مشغول بوده است و برای ثانیه بعد چه برنامه ای دارد.

افرادی که در برنامه روزانه خود اقدام به مدیریت زمان می کنند علاوه بر اینکه از استراحت کافی بهره می برند می توانند به صورت بهینه از فعالیت های خود بهره وری کنند. تعیین زمان مناسب برای هر کاری و تعریف یک بازه زمانی مشخص برای فعالیت های روزانه می تواند به زندگی نظم ببخشد. نظم در انجام امور روزانه بزرگترین راز افراد موفق است، امری که تنها با مدیریت زمان حاصل می شود.

 

مدیریت زمان

 

دلایل کمبود زمان

بسیاری از ما برای آینده خود اهداف و برنامه هایی تعریف کرده ایم که رسیدن به آنها آرزوی ما است اما همیشه از کمبود وقت گلایه می کنیم. بدون شک کمبود وقت ما ناشی از عدم مدیریت زمان است. حال باید دید چه عواملی مدیریت زمان ما را خدشه دار می کند به طوری که برای انجام امور مهم زندگی با ضیق وقت مواجه می شویم:

  • عدم توانایی” نه” گفتن یکی از دلایل کمبود وقت است. ما باید یاد بگیرم برنامه های خود را در اولویت قرار دهیم و حتی الامکان به برنامه های پیش بینی نشده “نه” بگوییم.
  • یکی از دلایل دیگر ضیق وقت، نبود انگیزه برای انجام کارها است. آغاز هر کاری نیازمند انگیزه است و اگر این انگیزه وجود نداشته باشد کارها با دلایل واهی به تاخیر می افتند بنابراین بهتر است قبل از آغاز هر کاری مزایای آن نوشته شود تا مطالعه آن انگیزه را افزایش دهد.
  • گاهی فرد با انگیزه و اشتیاق مطابق با برنامه فعالیتش را آغاز می کند اما در اواسط روز کم می آورد و از ادامه فعالیت ناامید می شود. علت این امر عدم اولویت بندی درست است. بهتر است کارهای سخت و زمانبر در ابتدای روز انجام شود تا ادامه مسیر راحت تر باشد.
  • تنبلی و کم کاری نیز یکی دیگر از دلایل کمبود وقت است. بسیاری از افراد بدون در نظر گرفتن زمان کارهای خود را به تعویق می اندازند که این کار سبب عدم پیشرفت کارهای آنها می شود. در نقطه مقابل هستند عده ای که بسیار کمال گرا هستند و زمان زیادی را بیهوده تلف یک کار می کنند.
  • نداشتن اراده و پشتکار یکی دیگر از دلایلی است که فرد نمی تواند از پس مدیریت زمان بر بیاید. بسیاری از افراد برنامه روزانه خوبی تعریف می کنند اما اراده کافی برای انجام آن را ندارند و بعد از چند روز برنامه را رها کرده و به روال عادی زندگی خود برمی گردند.

عدم مدیریت زمان موجب آشفتگی می شود و اگر فرد نتواند به درستی در ثانیه ها تصمیم بگیرد این قبیل آشفتگی ها به یک اضطراب دائمی مبدل می گردد، عاملی که انسان را از موفقیت فرسنگ ها دور می کند.

 

مزایای مدیریت زمان

 

مزایای مدیریت زمان

ناتوانایی در مدیریت زمان در بسیاری از مواقع به ضعف های درونی فرد برمی گردد. این ضعف ها نه تنها سبب هدر رفت زمان می شود بلکه ناکامی های بسیاری را نیز به همراه می آورد. به طور کلی محاسن مدیریت زمان بسیار زیاد اما در زیر به چند نمونه از آن اشاره می شود:

  • افزایش بهره وری و کارایی
  • افزایش اعتبار کاری و شخصیتی
  • کاهش استرس
  • افزایش فرصت ها و موفقیت ها
  • افزایش احساس رضایت
  • افزایش اعتماد به نفس
  • دستیابی به اهداف و آرزوها
  • جلوگیری از اتلاف وقت
  • بالا رفتن کیفیت کار

اگر مدیریت زمان به درستی انجام شود انسان های می توانند در طول روز به قدر کافی از استراحت و تفریح بهره ببرند این در حالی است که هیچ کار ناتمامی ندارند.

 

راهکارهایی برای مدیریت زمان

 

راهکارهایی برای مدیریت وقت یا زمان

مهمترین علت ناکامی در  مدیریت زمان اهمال کاری است. افراد تنبل هیچ دستاوردی در زندگی کسب نمی کنند. آنها با گذر زمان تنها حسرت روزهای از دست رفته را به دوش می کشند. این دسته از افراد با از دست دادن اعتماد به نفس خود، آینده را نیز از دست می دهند. بزرگترین دلیل اهمال کاری انسان ها به این تفکر نادرست برگردد که” هنوز وقت هست”. اما در واقعیت باید پذیرفت که زمان منتظر اراده ما نمی ماند. بنابراین برای جا نماندن از قافله عمر به کارگیری تکنیک های زیر می تواند مفید واقع شود:

  • از شب قبل برنامه روز بعد خود را لیست کنید. اولویت را به کارهای مهم دهید. مسئولیت پذیر باشید و خود را مقید به تبعیت از برنامه های خود کنید. برای هر کاری یک بازه زمانی تعریف کنید. لازم است زمانی نیز برای استراحت در نظر گرفته شود. بهتر است در حین برنامه ریزی عوامل پیش بینی نشده نیز مد نظر قرار گیرد تا با کمبود وقت مواجه نشوید.
  • کارهای سخت را در ساعات اولیه روز انجام دهید. هر چه زمان می گذرد میزان انرژی تحلیل می رود. پس اگر می خواهید مدیریت زمان شما به خوبی پیش رود لازم است ساعت پر بازده خود را شناسایی کنید و مطابق با آن برنامه خود را بچینید. بهتر است کارهایی که به انرژی زیادی نیاز دارند به ساعات پایانی روز موکول نشوند.
  • مهمترین بخش مدیریت زمان کنترل بحران است. بعضی روزها به اصطلاح روز ما نیست پس باید از اثرگذاری تنش های حاصل از نشدن ها و اتلاف وقت ها جلوگیری شود.
  • تمرکز خود را بر نتیجه کار بگذارید. بسیاری از افراد فقط تلاش بیهوده می کنند و از نتیجه غافل هستند. باید برای رسیدن به هدف دست از کمال گرایی برداشت و برنامه و اهداف را واقع بینانه تعریف کرد. یکی از راه های مدیریت زمان انجام کارها به ساده ترین شکل و در کمترین زمان ممکن است پس نباید مسائل را پیچیده کرد. در این مسیر بهره بردن از تجربه دیگران می تواند مفید باشد. بهتر است شما برای زمان محدود خود ارزش قائل باشید و راه خطای دیگران را تکرار نکنید. از طرف دیگر تقلید کورکورانه نیز کار اشتباهی است.
  • همه ی ما از امکانات گوشی های هوشمند بهره می بریم. با استفاده از اپلیکیشن های مدیریت زمان می توان به راحتی زمان را به کنترل خود درآورد و از ثانیه های آن به بهترین شکل بهره برد.
  • باید تعصبات بیهوده را کنار گذاشت. نباید بر یک اشتباه بیش از اندازه پافشاری کرد. هر جا که احساس کردید مسیرتان اشتباه است بهتر است شکست را بپذیرید و از نو شروع کنید. بدانید هر چه زودتر انسان اشتباهش را بفهمد سریعتر می تواند به موفقیت دست یابد. در واقع معنای واقعی شکست کسب تجربه است. شما با استفاده از تجربیات مسیر قبلی می توانید مسیر جدید را سریع تر پیش بروید.
  • کارهای غیر ضروری زندگیتان را حذف کنید. مبحث مدیریت زمان می گوید ثانیه های زندگی به کارهای مهم و حیاتی اختصاص دارد. کارهای غیر ضروری نباید با تفریح و یا استراحت اشتباه گرفته شود. هدف اول زندگی کسب آرامش و لذت است اما گاهی با یک “نه” گفتن می توان از یک برنامه کسل کننده و وقت گیر رهایی پیدا کرد.
  • به خودتان فرصت دهید. آغاز هر راهی سختی های مربوط به خود را دارد. مدیریت زمان نیز از این امر مستثنی نیست. ممکن است در آغاز راه شما دچار سرگردانی و یا خستگی شوید اما این امر موقتی است و بعد از مدتی شما نه تنها از پس مدیریت زمان به خوبی بر می آیید بلکه وقت اضافه نیز خواهید داشت.
  • چند بعدی بودن را تمرین کنید. نباید تمام وقت به انجام یک کار اختصاص یابد. آدم های موفق می توانند به صورت همزمان چندین کار را با یکدیگر انجام دهند. این امر به فعالیت های روزانه سرعت می بخشد.
  • بهتر است قبل از پذیرفتن هر کاری زمان مورد نیاز برای آن را پیش بینی کنید. این کار موجب افزایش اعتبار کاری شما می شود زیرا شما با تعیین زمان درست هرگز خلف وعده نمی کنید.
  • انجام چندین پروژه به صورت همزمان کار سخت و خسته کننده ای است. بهتر است بعد از اتمام یک پروژه، پروژه جدید آغاز شود.
  • مدت حضورتان را در فضای مجازی کاهش دهید. بسیاری از ما ساعت های طولانی را بدون آنکه متوجه شویم در فضای مجازی می گذرانیم. این موضوع سبب هدر رفت وقت زیادی از ما می شود. بهتر است مدت زمان حضور در فضای مجازی چک شود و به مرور تقلیل پیدا کند.
  • مرتب بودن نکته مهمی است که به مدیریت زمان کمک می کند، اما کمتر مورد توجه قرار می گیرد. وقتی محیط اطراف ما مرتب باشد و هر چیزی جای تعریف شده ای داشته باشد به راحتی می توان به مایحتاج روزانه دسترسی پیدا کرد. از طرفی نظم محیطی سبب نظم بخشیدن به ذهن می شود.
  • ذهنتان را به طبقه بندی اطلاعات عادت دهید. اگر مغز یاد بگیرد به صورت خودکار ورودی های خود را طبقه بندی و اولویت بندی کند، مدیریت زمان به بهترین شکل صورت می گیرد و هدر رفت وقت به حداقل ممکن می رسد.

 

مدیریت زمان با تکنیک های صرفه جویی در وقت

 

اشتباهات مرسوم در مدیریت تایم یا زمان  

یکی از اشتباهاتی که مدیریت زمان را به چالش می کشاند، عدم تقسیم بندی درست کارها است. عدم تشخیص درست کارهای ضروری از غیر ضروری موجب هدر رفت وقت می شود. برای شفاف شدن این بخش از ماتریس آیزنهاور می توان بهره برد.  در ماتریس  آیزنهاور کارها به صورت زیر  طبقه بندی شده است:

  • مهم ضروری: این کارها شامل کارهای اورژانسی است که باید بدون وقفه انجام شوند مانند رساندن یک بیمار به بیمارستان.
  • مهم غیر ضروری: برخی از کارها اگرچه مهم هستند اما می توان زمان انجام آن را به بعد موکول کرد این قبیل کارها را مهم غیر ضروری می نامند.
  • اضطراری غیرضروری: کارهای اضطراری غیر ضروری در واقع کارهای بی اهمیتی هستند که ذهن ما را به خود مشغول کرده است یعنی ما گمان می کنیم انجام آنها ضروری است ما در حقیقت انجام دادن یا ندادن آنها هیچ تاثیری بر روند زندگی ما ندارد.
  • غیر اضطراری غیر ضروری: انجام این قبیل کارها به تمام معنا اتلاف وقت است. یکی از مهمترین رموز موفقیت در مدیریت زمان حذف و نادیده گرفتن کارهای مربوط به این گروه است.

 

مدیریت زمان با اولویت بخشیدن به کارهای ضروری

 

عادت های مضر برای تدبیر زمان

برخی از عادت های روزانه ی ما می تواند زنگ خطری برای مدیریت زمان باشد. عادت ها زمینه ساز موفقیت و شکست ها است پس توجه به آنها می تواند مسیر زندگی فردی و کاری را عوض کند. در زیر به برخی از عادت های مخرب اشاره می شود که توجه به آنها می تواند منجر به بهره وری درست از زمان شود:

  • حذف صبحانه: انجام کارهای روزانه نیازمند انرژی است. وقتی انرژی بدن کاهش می یابد عملکرد مغز نیز پایین می آید. برای جلوگیری از یک روز خسته کننده و کم بازده لازم است وعده صبحانه کامل میل شود.
  • مصرف بیش از اندازه از شیرینی ها: قند انرژی بدن را برای دقایقی بالا می برد اما بعد از مدتی موجب تقویت احساس گرسنگی می شود. نباید وعده های اصلی را با شیرینی ها جایگزین کرد زیرا این قبیل خوراکی ها به تامین انرژی بدن کمک نمی کنند.
  • کار زیاد، استراحت کم: اشتباه ترین تصور رایج در بین مردم این است که کار بیشتر و استراحت کمتر نشان از موفقیت و افزایش کارایی است. استراحت کردن کارایی ذهن را افزایش می دهد. بعد از یک دوره استراحت، مغز می تواند با سرعت بیشتری فعالیت ها را مدیریت کند. بهتر است در بین کارهای روزانه زمانی به استراحت اختصاص داده شود.
  • خواب کافی: خواب شبانه یکی از مفید ترین خواب ها برای بدن است. تمام انسان ها به حداقل 8 ساعت خواب شبانه نیاز دارند. از طرفی سحرخیزی نیز می تواند به مدیریت زمان کمک بزرگی کند.
  • مطالعه نکردن: در خصوص مبحث مدیریت زمان کتاب های ارزشمندی در بازار موجود است که می توان از آنها بهره برد. همچنین داشتن سواد کافی در حوزه کاری می تواند به کارها سرعت ببخشد. بهترین راه برای کسب دانش مطالعه کردن است.

 

مدیریت زمان یعنی استراحت و کار کافی

دیدگاه ها بسته شده است

آخرین دوره ها

کارگاه آموزشی نقشه ذهنی
29%
تخفیف
آموزش تندخوانی و تقویت حافظه
36%
تخفیف
0
549,000 تومان 349,000 تومان
21%
تخفیف
0
189,000 تومان 149,000 تومان
دوره آموزش کدینگ سرعتی 1100 لغت زبان
15%
تخفیف
0
269,000 تومان 229,000 تومان
دوره-504-لغت-ضروری-زبان-انگلیسی-آقای-تند-خوانی
22%
تخفیف
0
179,000 تومان 139,000 تومان

آخرین مقالات